Правила работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций (далее – Правила) утверждены постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 20 (далее – Постановление № 20). Документ устанавливает порядок работы с документами в электронном виде, в том числе с электронными документами в архивах госорганов, иных организаций (далее – архивы организаций).
Инструкция о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях (далее – Инструкция) утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19 (далее – Постановление № 19). Документ определяет порядок работы с электронными документами (далее – ЭД) в госорганах, иных организациях независимо от формы собственности и организационно-правовой формы (далее – организации), а также устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности посредством автоматизированной системы документационного обеспечения управления (далее – АС ДОУ).
Основу любого документа составляет документная информация, то есть информация, содержащаяся в документе. Документ создается именно ради закрепления, передачи и сохранения этой информации во времени и пространстве. Для характеристики документной информации, а также самого документа как целостного информационного объекта используются различные информационные элементы — реквизиты и показатели.
Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 26.07.2018 № 154 (далее – Постановление № 154) внесены изменения и дополнения в Инструкцию по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденную постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция).
Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (далее — СТБ 2059-2013) содержит ряд сложных терминов, составной частью которых является слово «личный»: «личный документ», «документ личного происхождения», «документы по личному составу». Несмотря на внешнюю схожесть названий указанных терминов, они имеют различные значения.
С началом активного использования информационных технологий в сфере документационного обеспечения управления (далее — ДОУ), появлением более совершенного программного обеспечения организации различных форм собственности активно переходят на электронный («безбумажный») документооборот. При этом в белорусском законодательстве можно встретить такие понятия, как «электронный документ» и «документ в электронном виде». В связи с этим возникает вопрос: а что же такое электронный документ и в чем принципиальная разница между электронными документами и документами в электронном виде?
В перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленный постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее – перечень), постановлением Минюста от 06.03.2018 № 56 (далее – Постановление № 56) внесены многочисленные изменения.
В последние годы специалисты в сфере управления отмечают значительный рост объемов создаваемой в организациях документации. Данная проблема не нова — мероприятия по сокращению и оптимизации документооборота в СССР начали проводиться на постоянной основе еще с 1950-х гг., когда постановлением правительства было значительно сокращено количество обязательных к заполнению форм отчетно-статистической документации.
Выбрать адрес корпоративной электронной почты гораздо сложнее, чем определиться с названием личного ящика. Некорректное название адреса корпоративной почты может произвести негативное впечатление на партнера или клиента: уменьшительно-ласкательную форму имени, любимый цвет или имя знаменитости в качестве названия, скорее всего, воспримут несерьезно и отправят ваше письмо в папку «Спам». Существует несколько правил корпоративного этикета, которым нужно следовать при создании электронного адреса.
С 01.06.2017 правила оформления реквизитов ОРД устанавливает СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержден и введен в действие постановлением Госстандарта Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83 (далее — СТБ 6.38-2016). Рассмотрим наиболее распространенные ошибки, которые допускаются при оформлении реквизитов ОРД.
