Изменения в Инструкции по делопроизводству

Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.07.2026 № 40 (далее – постановление № 40) внесены изменения в Инструкцию по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденную постановлением этого министерства от 29.08.2025 № 65 (далее – Инструкция).

В частности, претерпела некоторые корректировки терминология, в том числе Инструкция дополнена определениями таких терминов как:

• межведомственный документооборот – движение документов между организациями;
• файл – идентифицированный информационный объект на электронном носителе, поддерживаемый операционной системой, в среде которой осуществляется создание объекта и (или) обеспечивается доступ к нему.

Установлено, что регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, за исключением документов, указанных в подпункте 122.2 Инструкции. Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки. При регистрации каждому документу присваивается регистрационный индекс.

В подпункте 122.2 Инструкции говорится, что службой ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ) разрабатывается перечень документов, не подлежащих регистрации, в который включаются документы справочно-информационного, рекламного характера, присланные для сведения, в том числе заявки, наряды, разнарядки, письма организаций и индивидуальных предпринимателей с предложениями о сотрудничестве или оказании услуг, поздравительные письма и телеграммы, приглашения, программы, планы, повестки заседаний, совещаний, конференций, иных коллегиальных мероприятий. Данный перечень утверждается руководителем организации. По решению руководителя организации в перечень могут включаться заявления, внутренние справки, докладные записки, иные справочно-информационные документы.

Определено, что отдельно учитываются входящие, исходящие и внутренние документы, обращения граждан и юридических лиц.

Согласно новой редакции пункта 158 Инструкции экспертиза ценности документов осуществляется в организации постоянно действующей ЦЭК (ЭК).

Установлено, что:

• на электронные дела составляются отдельные описи дел структурных подразделений в порядке, установленном Инструкцией и иными актами законодательства об архивном деле и делопроизводстве;
• передача электронных дел в архив организации осуществляется в порядке, установленном законодательством об архивном деле и делопроизводстве.
• акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, утверждается руководителем организации после утверждения им сводной описи дел (годового раздела сводной описи дел) постоянного хранения (при ее наличии) и сводной описи дел (годового раздела сводной описи дел) по личному составу, составленных и оформленных  в соответствии  с требованиями законодательства об архивном деле и делопроизводстве, акта о выделении к уничтожению документов и дел с отметкой «ЭПК», не подлежащих хранению (при его наличии).

Специалистам отдельно следует обратить внимание, что полностью в новой редакции изложена глава 19 Инструкции «Особенности работы с документами в электронном виде».

Постановление № 40 вступило в силу 2 августа 2026 г.